コールセンターの"Know How"

この記事では、コールセンターでビジネスチャットを導入するメリットと、InfiniTalk（インフィニトーク）のチャットアプリについて詳しくご紹介します。

コールセンターでビジネスチャットの導入を考えている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットは、社内外のコミュニケーションツールとして利用できるのが特徴で、働き方改革の一環として多くの企業で採用されています。

従来、社内外で行われていたやりとりといえば、メールや電話が主流でした。メールはどちらかというとかしこまった内容でのやりとりとなるため、何度も確認したり送信前に上司の確認が必要だったりと時間がかかってしまいます。

しかし、チャットであれば簡潔な文章や絵文字を使用することができるため、フランクで手軽なコミュニケーションが叶います。

LINEなどの個人用チャットの機能に加えて、グループチャットやファイル共有ができるようになっていたり、セキュリティ強化がしっかりされていたりすることで、ビジネスシーンで利用する方が増えています。

コールセンターでビジネスチャットを導入するメリット

コールセンターでビジネスチャットを導入することにどのようなメリットがあるのでしょうか？ここからは、4つの事例をもとにメリットについて詳しくご紹介します。

コミュニケーションが効率的になる

これまで行われていた社内のコミュニケーション方法は、口頭かメール、部署が違えば電話などが主流でしたが、たとえばプロジェクトについての内容をさかのぼって確認したいときは、そのプロジェクト名が付いている題名のメールをすべて開封しなければならないなど、工数が多く発生していました。

ビジネスチャットであれば、プロジェクトごとにグループチャットを作成することができるため、情報の一元化ができ、上司への相談から連絡事項までを漏れなく実施できることや、会話をさかのぼることも簡単なことがメリットとなります。

情報共有が迅速に行える

従来のメールや電話でのやりとりだと、複数の社員と情報を共有する場合は時間がかかってしまい、情報を共有するだけで多くの時間を要していました。

ビジネスチャットであれば、部署別、プロジェクト別にグループチャットを作成してテキストや画像、動画などのデータをすぐに共有することが可能なので、そのプロジェクトにかかわるすべての社員と短時間で情報共有をすることができ、効率的に仕事を行うことができます。

仕事とプライベートを区別することができる

これまで、外出中の社員とコミュニケーションをとる場合はプライベート用の携帯へ連絡をする必要があり、業務外のやりとりが混ざってしまうことで、仕事とプライベートの境目がなくなることや、別の人に機密情報を誤って送信してしまうリスクがある状態でした。

ビジネスチャットを導入することで、仕事とプライベートの区別が明確に付けられるようになり、社員の働き方を見直すきっかけにもなります。

意思決定のスピードが速くなる

メールのやり取りは重要な内容を見落としてしまうことがあり、電話でのやり取りは相手が外出中などで電話に出られないときは、すぐに情報共有ができず意思決定が遅くなるという事態が発生することがあります。

ビジネスチャットであれば、場所や端末を問わずにコミュニケーションをとることができるため、コミュニケーションの漏れを解消して意思決定までのスピードを速くすることができます。

「InfiniTalk（インフィニトーク）」のチャットアプリの特徴

インフィニトークのチャットアプリを使用すれば、社内の情報共有が素早く行えます。

今申し込めばずっと「月額100円/1人」で使用することができるため、お得にビジネスチャットを始めることができます。

ここからは、インフィニトークのチャットアプリの特徴をご紹介します。

対応中に在庫確認などが可能

顧客との対応中に在庫確認などで他部署に連絡が必要になった場合、インフィニトークのチャットアプリを使用すれば顧客を待たせることなく素早い対応が可能です。

顧客にとって、待ち時間が発生することや折り返しの電話が遅いことは大きなストレスとなり、クレームにつながりかねません。

顧客の要望に素早く対応するためにも、社内のビジネスチャットを使用することは重要となるのです。

SVからのアドバイスを対応中に確認できる

顧客対応中にオペレーターが解決できない事例が発生した場合、一度確認するために折り返しの電話が必要になったり、顧客を長時間待たせたりする必要がありました。

しかし、インフィニトークのチャットアプリを使用すれば、顧客対応中にSV（スーパーバイザー）や上司からのアドバイスを確認することができるため、新人教育にも役立ちます。

「InfiniTalk（インフィニトーク）」のチャットアプリの機能

https://www.infinitalk.co.jp/chatservice

インフィニトークのチャットアプリには以下のような機能があります。

• 絵文字
• スレッド表示
• グループ管理
• SMS送信（別オプション）

コミュニケーションの基本となるチャットツールとして、メールよりも気軽に利用ができ、送信ミスを減らすことができるインフィニトークのチャットアプリ。

絵文字の使用やスレッド表示、グループ管理によって、複数人のメンバーとリアルタイムでチャットのやり取りをすることができます。

また、別オプションでSMS送信をすることも可能となっており、日本国内のみならず、世界中どこへでもメッセージが送れるのも特徴。

SMS送信サービスを導入することで、電話で行っていたやりとりを迅速かつ確実に行うことができます。

まとめ

コールセンターでビジネスチャットを導入するメリットと、InfiniTalk（インフィニトーク）のチャットアプリについて詳しくご紹介しましたが、参考になりましたか？

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の蔓延によって、ビジネスチャットを導入する企業は増えています。ビジネスチャットを導入することで、社内外でのやり取りが簡単に行えるようになり、コミュニケーションが活性化することは間違いありません。

情報共有も効率的に行うことができるため、プロジェクトをスムーズに進められたり、顧客のストレスを減らしたりできます。導入することでより高い効果を感じるためには、導入目的やどのように使用するかを明確にし、既存のビジネスツールとの使い分けを明文化するようにしましょう。

ビジネスチャットとして使用できるInfiniTalk（インフィニトーク）のチャットアプリは、顧客の要望に応えることや、コールセンター業務を円滑に進めるためにも役立つアプリとなっています。

InfiniTalk（インフィニトーク）は、コールセンターに最適なCTIソリューション、サービスを提供させていただきます。

インフィニトークのチャットアプリは、今なら「月額100円/1人」と大変お得にビジネスチャットを導入することができます。ビジネスチャットを導入したいと考えているコールセンターのご担当者様は、ぜひ一度InfiniTalk（インフィニトーク）のお問い合わせフォームや自動見積もりフォームからお問い合わせください。

https://www.infinitalk.co.jp/chatservice